סידור נכון של המשרד = סביבה נכונה לעשייה ולהצלחה!

חגית – מעצבת גרפית עובדת במשרד מהבית
כשנכנסתי למשרד של חגית, הבנתי מיד את מה שהיא ניסתה לתאר לי במילים בטלפון.
כבר זמן מה שהיא מרגישה שקשה לה להתרכז בעבודה מהמשרד שממוקם בביתה שבמושב.
 

היא לא מגיע אפילו לחמישים אחוז מהמטלות, אף פעם אין לה מספיק זמן והרבה פעמים היא פשוט לא מוצאת את הנייר שהיא מחפשת. כיוון שחגית היא מעצבת גרפית שעובדת עם לקוחות רבים ומזדמנים, היא חייבת לקבל אותם במשרד, מה שמוסיף עוד עומס, אך גם מחייב אותה לעמוד בסטנדרטים שקבעה לעצמה בנושא סדר וניקיון. אבל לחגית אין זמן והמנקה שמגיעה לניקיון, רק עורמת את הניירת והדברים בערימות בלתי נגמרות...

עסקים רבים, פועלים ממשרד ביתי. חשוב ליצור פינת עבודה נוחה שתאפשר לך להתרכז ולעבוד בנוחות, מבלי שפעילות הבית תפריע לעבודתך. סידור נכון של המשרד הביתי תקים לך סביבה נכונה לעשייה והצלחה.

עיצוב המשרד בעזרת תאורה נכונה ומעט חפצי נוי, שיהפכו אותו לנעים ואסתטי, יעשו את ההבדל בין מקום המשמש לעבודה לבין משרד מקצועי ויעיל.

רוצים לדעת איך עזרתי לחגית?

ראשית ערכנו סיור במשרד, חגית הסבירה לי על סדר היום שלה ועל שיטת העבודה שלה מול הלקוחות.
שנית, יצרנו חזון וערכנו מנשר שמתאר בנקודות את האופן בו על חגית לפעול על מנת להגיע לתוצאה במקסימום יעילות ומינימום זמן. עברנו על כל אמצעי האחסון שברשותה ורשמנו את הקטגוריות הראשיות של התוכן שעליה להחזיק במשרד:

• הנהלת חשבונות- שוטף

• ארכיון הנהלת חשבונות

• תיקי לקוחות פיזיים

• ארכיון תיקי לקוחות פיזיים

• ארכיון העסק (דוגמאות של עבודות מוצלחות, תיעוד של התפתחות העסק, גלגול הלוגו שלה, קטעי עיתונות ופרסום בתקשורת המודפסת וכיו"ב)

• ציוד משרדי

• ניירת אישית

• דוגמאות של מוצרים פיזיים שאפשר להשתמש בהם לתצוגה

התהליך נמשך במיון מאוד רציני של כל ערימות הניירת והפרדתם לקטגוריות הראשיות. תייקנו את הניירת ויצרנו אזורי אחסון ייעודיים על פיהן. הריהוט היה קיים, אך לא היה מנוצל נכון. בתקציב לא גדול, הוספנו מעמדי קטלוגים לאחסון ניירת שוטפת וקבועה ושינינו ייעוד של מגירות. קטלגנו ותייגנו את כל המגירות על ידי תווית שמציינת את תכולת המגירה.

לאחר מכן יצרנו את ארכיון העסק: תיבות ייעודיות מתויגות ששומרות באופן מקסימלי על התכולה וניתן להוסיף אליהן כמות נוספת של תכולת ניירות או פריטים אחרים.

חלק גדול מתיקי הלקוחות מעתה ואילך יעברו לשימור במחשב ע"י שימוש בקבצי וורד ואקסל ששמורים בענן (דרייב) כשהתוכנית היא בעתיד לעבור לשימוש בתוכנת ניהול עסק מקצועית.

טיפים בנקודות ובקצרה למשרד נח, מקצועי ויעיל:

• עיצוב המשרד על ידי תאורה מתאימה ומעט חפצי נוי = משרד נעים ואסתטי!

• יש לקבוע מועד ביומן לסידור ניירת.

• להבדיל בין ארכיב לבין שוטף.

• להקצות מקום לארכיב.

• ניירת הנהלת חשבונות יש לשמור 7 שנים.

• אין צורך לשמור יותר מעותק אחד.

• לשמור לפי תאריכים - לסדר בסדר עולה - הישן למטה.

• להכין מגירות לניירת או קלסרים.

• לציין מבחוץ מהי תכולת המגירה/קלסר.

• תוכן העניינים: בתוך המגירה/קלסר - לפי סדר החוצצים.

• המגירה/קלסר מאורגן לפי נושאים (שם הקלסר) ותתי נושאים (חוצצים בתוך הקלסר).

• קלסר שהתמלא - מעבירים לאחור. מסמנים על העטיפה את התאריכים מ-... עד...

• מתחילים קלסר חדש באותו נושא, מציינים על העטיפה את תאריך ההתחלה.

• ניירת שאמורה לעבור להנהלת החשבונות / רואה חשבון - יש לשמור במגירה / תיקיה נפרדת ולהעבירה במועד קבוע בכל חודש.

• מגירות לתפעול שוטף: לתיוק, לטיפול, להעביר להנהלת חשבונות, דואר אישי, שונות.

עוד טיפים להתנהלות טובה במשרד:

• מחברת לרישום - להניח על השולחן (להמנע מתפזורת של פתקיות למיניהן).

• לוח לבן מחיק - יעיל לתרשימים, לתכנון, לציון תאריכים, לרשימת "מה עלי לעשות" בכל יום.

• לעבוד עם יומן - לרשום פגישות, לקבוע זמן למשימות ופעולות משרדיות (שעת טלפונים לחזור ללקוחות, הכנת שיווק, פתיחת מייל, תכנון יומי, שבועי וכו').

משימה טובה ונכונה שתוביל לתוצאות היא:

• חד משמעית וברורה.

• מדידה וניתנת לבדיקה.

• ברת השגה.

• רלוונטית לעשייה הנוכחית לצורך השגת היעד או המטרה.

• יש מועד מוגדר לביצוע או להשלמה.

• המשימה תחומה בזמן.

• שימו לב לא לטעות בין משימה לבין תוכנית עבודה!

תכנון האחסון במשרד:

• יש לתכנן את המדפים והארונות - לפי כמות וסוג הפריטים ובהתחשבות במבנה קיים ובתקציב.

• לאפיין את הצרכים - לאחר האפיון להחליט מהו סוג האחסון הנדרש.

• להתאים קלסרים / מארזי אחסון /  תיקיות - למדפים, לארונות ולחומר המאוחסן.

איריס פיאנקו-סרף

יהיה בסדר בצפון!

© כל הזכויות שמורות ל "יהיה בסדר בצפון!" 2017